“Tổ chức” sinh nhật tự động trên Slack với Chat GPT và Zapier

Bộ phận HR muốn gửi lời chúc sinh nhật đến nhân viên thật chu đáo nhưng quá bận rộn? AgileOps sẽ giúp bạn! Với tính năng tự động hóa thông minh, việc gửi lời chúc sinh nhật chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Hãy cùng AgileOps khám phá cách tạo nên những bất ngờ thú vị cho nhân viên của bạn.

Cách thức truyền thống và giải pháp của AgileOps có gì khác biệt?

Cách thức truyền thống

Để gửi lời chúc sinh nhật đến cá nhân, bộ phận HR cần kiểm tra danh sách ngày sinh nhật của các thành viên trong công ty và soạn thảo thông điệp, hình ảnh phù hợp sau đó đăng lên các nền tảng giao tiếp nội bộ như Slack hay Team.

Qua các hạng mục kể trên, có thể thấy, đây là quy trình tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô lớn.  Điều này không chỉ gây ra sai sót mà còn khiến nhân viên HR không thể tập trung vào các công việc quan trọng khác.

Giải pháp AgileOps đang sử dụng

Tại AgileOps, công cụ tự động hóa được ứng dụng để đảm nhận nhiệm vụ đặc biệt này. Quy trình tự động sẽ thực hiện từ A - Z các giai đoạn:

  • Kiểm tra cơ sở dữ liệu nhân viên để tìm kiếm các ngày sinh nhật

  • Tự động tạo các thông điệp mừng sinh nhật cá nhân hóa, đính kèm hình ảnh GIF thú vị

  • Đăng tải lời chúc lên Slack vào ngày sinh nhật của cá nhân, bất kể các ngày trong hay cuối tuần

Vậy chúng tôi đã thực hiện giải pháp toàn diện này như thế nào?

Các bước thực hiện

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Bộ phận HR chịu trách nhiệm thu thập và quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên để truy xuất tên và bộ phận làm việc cùng ngày sinh nhật.

AgileOps sẽ ra mắt bài viết sâu hơn về việc tự động hóa quá trình duy trì cơ sở dữ liệu.

Bước 2: Lưu trữ tin nhắn AI

Chúng tôi dùng AI, cụ thể là ChatGPT, để “sản xuất” một danh sách tin nhắn. Danh sách này sẽ lưu trữ tại cơ sở dữ liệu Table của Zapier (bạn cũng có thể sử dụng công cụ Google Sheets).

Các tin nhắn này được thiết kế dựa trên công việc và vị trí của nhân viên để tạo ra thông điệp chúc mừng phù hợp. Mẫu tin nhắn AgileOps sử dụng, được phân loại theo từng bộ phận: Dành cho team Atlassian: Happy birthday, [tên thành viên]! 🥳 Your commitment to agile excellence is truly commendable. May your special day be filled with joy, and your agile strategies continue to bring success to our projects! 🎂🌟

Bước 3: Thiết lập Zapier

Sau khi hoàn tất các bước thu thập dữ liệu, chúng tôi tạo các lệnh tự động hóa trong Zapier, hay còn gọi là Zap để:

  1. 1. Kích hoạt hàng ngày vào một thời điểm cụ thể

  2. 2. Truy vấn cơ sở dữ liệu và xác định nhân viên có ngày sinh nhật vào hôm đó

  3. 3. Dựa trên thông tin về tên và bộ phận làm việc, chọn ra một thông điệp phù hợp và đính kèm GIF sinh động để tăng phần “độc lạ” và bất ngờ

  4. 4. Tiếp đó, tự động “nhắn tin” vào Slack và nhắc đến thành viên vừa bước sang tuổi mới

Nâng cấp “tình cảm” nội bộ bằng tự động hóa

AgileOps sử dụng Zapier và AI để tự động hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Zapier tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống, quản lý dữ liệu lớn, trong khi AI tạo ra tin nhắn cá nhân hóa cho mỗi lễ kỉ niệm. Giải pháp hỗ trợ đa nền tảng như Google Chat, Gmail, Microsoft Teams, Outlook,... giúp loại bỏ các tác vụ thủ công, tiết kiệm tài nguyên và xây dựng môi trường làm việc thân thiện. 

Liên hệ ngay với AgileOps - Đối tác Giải pháp của Atlassian và Zapier tại Việt Nam để được tư vấn miễn phí nếu bạn đang quan tâm đến các dịch vụ tối ưu quản trị doanh nghiệp.