• Đăng ký
  • Đăng nhập
    bannerwebtennis-130
    banner-hca30nam285
    banner-ky-yeu
    banner1dai-hoi-285
    Trang chủ Thông tin Hoạt động hội viên Tin hội viên

    Công nghệ thông tin trong bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ

    Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của các doanh nghiệp. Trong đó nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm kiếm, quan tâm tâm sử dụng các phần mềm ứng dụng về quản lý, quản trị và số hóa tài liệu.

    Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lưu trữ, chuyển tải thông tin giữa tổ chức, doanh nghiệp trong tất cả các hoạt động hàng ngày. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hàng ngày đang trở nên phổ biến và các tài liệu được hệ thống, thể hiện dưới dạng file máy tính với hàng trăm các định dạng lưu trữ khác nhau.

    image002

    Việc phải tìm kiếm tài liệu tại đây thật “đáng sợ”

    Hơn nữa, khối lượng tài liệu lưu trữ lớn dần theo thời gian nên kho lưu trữ cũng cần được mở rộng liên tục, chi phí cho không gian lưu trữ tài liệu cũng vì thế mà tăng lên. Sẽ rất khó khăn cho một tổ chức khi mà tài liệu được lưu trữ dưới dạng các file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file hồ sơ,… để rải rác khắp nơi trên các thư mục, các thiết bị cá nhân mà không thể tìm kiếm nổi, không kiểm soát được…. Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tuy nhiên đến cuối năm backup lại hàng trăm GB dữ liệu mà lãnh đạo tổ chức đó không biết được thực tế đống dữ liệu đó là gì, sử dụng ra sao.

    Số hóa khắc phục được tất cả những nhược điểm kể trên của phương thức lưu giữ thông tin truyền thống, phần mềm quản trị tài liệu giúp đơn vị sử dụng số hóa thông tin để lưu trữ trên hệ thống. Đơn giản hóa quá trình lưu trữ thông tin, khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần.

    Docpro – Phần mềm quản trị tài liệu thông minh giúp được những gì cho doanh nghiệp?

    Nhận ra nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI mang đến phần mềm quản trị tài liệu DocPro do chính FSI nghiên cứu và phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Trong nhiều năm 2016, 2017 và năm 2018 DocPro đã liên tiếp đạt giải thưởng SAO KHUÊ cho phần mềm xuất sắc.

    image004

    Tiết kiệm thời gian: Một hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp tiết kiệm thời gian nhờ: trả lời ngay các yêu cầu thông tin, tìm được ngay vị trí của các tài liệu và trình bày các thông tin quan trọng; không bị mất tài liệu; giảm thời gian sao chép và phân phối tài liệu cho nhân viên và liên lạc bên ngoài.

    Tiết kiệm chi phí: Việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm quản lý tài liệu giúp giảm chi phí quản lý giấy tờ, giảm chi phí lập hồ sơ, sao chép và truy tìm tài liệu lưu trữ ngoài mạng, giảm thời gian ngừng việc trong trường hợp có thiên tai, đơn giản hóa việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục, dùng không gian để lưu trữ giấy trước đây cho các hoạt động tạo doanh thu có hiệu quả hơn…

    Giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả: Khi lưu trữ bằng giấy, tài liệu dễ bị hư hại hoặc bị thất lạc trong quá trình tìm kiếm, vận chuyển ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và thậm chí làm hỏng giao dịch của doanh nghiệp. Khi được lưu trữ bằng phần mềm thì những vấn đề này được giải quyết hoàn toàn vì tuổi thọ của tài liệu là vĩnh cửu.

    DocPro- Sản phẩm của trí tuệ nhân tạo

    Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro được xây dựng xuất phát từ nhu cầu quản trị tài liệu thực tế của nhiều doanh nghiệp với các tính năng nổi bật như:

    image006

    Mô hình tổng thể hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro

    • DocPro thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và Quản lý những thông tin được thu nhận này.
    • Quản lý luồng công việc, bảo mật thông tin người dùng, tạo báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
    • Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu, tích hợp hệ thống nhận dạng và sửa lỗi Tiếng Việt
    • Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật,
    • Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
    • Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhân dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
    • Hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

    Bên cạnh đó, DocPro có khả năng tùy chỉnh linh hoạt với mọi nhu cầu khách hàng, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocPro được các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam tin dùng

    Tầm nhìn chính là yếu tố tiên quyết tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp, sử dụng phần mềm quản lý tài liệu chính thể hiện tầm nhìn của doanh nghiệp trong việc loại bỏ cái cũ lạc hậu thay vào đó là cái mới thông minh, hiện đại và hiệu quả hơn.

    (Nguồn: FSI)