• Đăng ký
  • Đăng nhập
    banner-tham-luan-vio-2018
    banner-hca30nam285
    banner-khoi-nghiep280
    banner1dai-hoi-285
    Trang chủ Thông tin Hoạt động hội viên Tin hội viên

    Bước đột phá trong quản trị tài liệu năm 2018

    Với xu hướng công nghệ hóa như ngày nay thì việc quản lý tài liệu theo xu hướng tự động, thông minh là điều chắc chắn. Với năm 2018 này, chúng ta sẽ chứng kiến những bước biến đổi đột phá trong lĩnh vực quản trị tài liệu.

    Tự động bóc tách thông tin

    Blue automatic key on keyboard

    Tự động bóc tách thông tin- Công nghệ mới của lĩnh vực quản trị tài liệu

    Nếu theo như phương pháp truyền thống nhiều doanh nghiệp, đơn vị phải thuê nhân công nhập liệu theo đúng nghĩa đen, nhập từng ký hiệu hiệu, nhập từng chữ, nhập từng văn bản, …thì ngày nay chúng ta đã nghiên cứu thành công và đưa vào sử dụng các phần mềm, công nghệ thay thế phương pháp xưa này. Theo đó những sai sót rủi do trong việc nhập liệu sẽ được giảm thiểu, tốc độ nhanh đến kinh ngạc và không còn phải tốn tiền lớn vào việc thuê nhân lực.

    Nhiều doanh nghiệp đã đi tìm các giải pháp, phần mềm, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý. Phần mềm quản lý văn bản phải đáp ứng giúp doanh nghiệp lưu trữ quản lý theo một chuẩn nhất định. Điều cần thiết kế để một giải pháp của hệ thống lưu trữ tài liệu là phải làm sao đáp ứng thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, xây dựng bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ điện tử rõ ràng, minh bạch. Cạnh đó đáp ứng nhu cầu quản lý luồng công việc, tự động hóa tối đa được thông tin thuộc tính tài liệu và cung cấp một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật cao,..

    Nổi bật trên thị trường Việt Nam, có thể kể đến là hệ thống quản trị tài liệu DocPro của Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Công nghệ FSI (sản phẩm đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng) được nhiều đơn vị, tổ chức đánh giá cao.

    Có thể nói đây là một trong những bước đi đầy ấn tượng góp phần giúp Việt Nam bước kịp theo luồng cách mạng 4.0.

    Bùng nổ xu hướng quản trị tài liệu online

    image003

    Nhiều bước đột phá mới được tạo ra với quản trị tài liệu online với DocPro

    Theo cách thức lưu trữ thông tin hiện tại (chỉ đơn thuần lưu giữ tài liệu giấy bản cứng) sẽ khiến doanh nghiệp, tổ chức dễ gặp rủi ro kinh doanh nếu tài liệu bị mất hoặc hư hỏng. Bên cạnh đó, sau nhiều năm lưu trữ, cách lưu trữ tài liệu truyền thống sẽ bộc lộ các điểm yếu như: tốn diện tích lưu trữ, tốn chi phí bảo quản, tài liệu dễ bị hỏng do điều kiện bảo quản kém, khai thác tài liệu kém hiệu quả do khâu tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian,

    Trong khi đó, xu hướng quản trị tài liệu mới với việc sử dụng các phần mềm quản trị tài liệu hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp: Tiết kiệm được thời gian và chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời đảm bảo tính bảo mật của thông tin và tiết kiệm chi phí.

    DocPro khẳng định giá trị thương hiệu

    image005

    Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocPro

    DocPro của Công ty FSI là hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

    Hệ thống quản trị tài liệu Docpro là phần mềm quản trị tài liệu khai thác tối đa tính năng ưu việt, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý, khai thác tài liệu, giảm thời gian nhập thủ công tiếp cận với các nguồn tài liệu, sản phẩm. DocPro có khả năng nhận diện ngôn ngữ  như tiếng Anh, tiếng Lào, tiếng Nhật,… và nâng cao độ chính xác khi nhận diện ngôn ngữ tiếng Việt (vốn là thế mạnh của DocPro khi khả năng nhận diện ngôn ngữ tiếng Việt của DocPro đang tốt nhất thị trường hiện nay) đến hơn 95%, từ đó giúp khách hàng giảm thiểu thời gian nhập liệu và tối ưu chi phí quản lý lưu trữ. Lợi ích phần mềm quản lý tài liệu Docpro mang lại rất lớn, đó là phát triển nâng cao chất lượng quản lý.

    Bên cạnh đó DocPro với các công nghệ nổi trội như: công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động, công nghệ nhận diện ảnh, biểu đồ,..giúp khách hàng tiết kiệm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, hệ thống có thể hoạt động trong mạng nội bộ cũng như trên Internet tuỳ theo nhu cầu của khách hàng, giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu và có khả năng tương thích với tất cả máy scan từ khổ nhỏ tới lớn giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên thuận tiện hơn.

    Chính vì thế, quản trị tài liệu thông qua các phần mềm quản trị tài liệu hay nói cách khác là quản trị tài liệu online đang trở thành xu hướng được ưu thích trong năm 2018.

    (Nguồn: FSI)